Quais são os 10 pilares para a gestão de condomínios?
1. Informar-se
Assumir a tarefa de comandar um condomínio não pode ser uma decisão impulsiva. Para Márcio Rachkorsky, se as pessoas soubessem o trabalho que dá estar à frente dessa gestão, pensariam duas vezes antes de se comprometer.
2. Montar um bom corpo de gestão
A gestão de condomínios tem mudado muito nos últimos dez anos. Hoje, profissionalismo é algo que tem feito parte da postura de grande parte das administrações. Por isso, é fundamental contar com um corpo de gestão — ou seja, subsíndico e conselheiros — realmente dispostos a trabalhar, e não só vistoriar por alto o trabalho realizado pelo síndico. O corpo deve se envolver ativamente, dando apoio e sugestões.
Sem esse suporte, o síndico corre o risco de ficar sozinho no “campo de guerra” que a gestão pode se tornar, perdendo controle e autoridade. Assim, é dever da liderança desenvolver formas ágeis e criativas de incentivar essas pessoas para que elas, de fato, participem da administração.
3. Contratar uma boa administradora
É importante contar com o suporte técnico de uma boa administradora. O serviço fornecerá assessoria para tarefas tributárias, fiscais, previdenciárias, de Recursos Humanos, de compras, de escolha de fornecedores.
As atribuições são muitas e podem ser desafiadoras para quem é pouco experiente. Além disso, a empresa pode oferecer ferramentas importantes para o serviço aos moradores, como prestação de contas e contratos, acesso a atas, segunda via de boletos, entre outras.
Rachkorsky ressalta que, em comparação com o volume de arrecadação dos condomínios, o valor de contratação desse tipo de serviço costuma não chegar a 5% da verba disponível. Como esse será o principal fornecedor para a gestão, vale a pena considerar o investimento.
4. Contar com um departamento jurídico
Tudo o que se resolve em um condomínio tem natureza jurídica. Assembleias, envio de notificações, cobranças, contratos e atas. Os problemas jurídicos envolvendo condomínios também podem ser graves, especialmente se a pessoa que está à frente da administração não entender muito bem dos processos e acabar cometendo um erro.
Um profissional especializado poderia estar a cargo de analisar contratos e fazer as notificações, por exemplo. Contar com uma assessoria jurídica, à parte da administradora, pode evitar grandes transtornos e prejuízos.
5. Realizar auditorias
Tradicionalmente, o que a administração de condomínios entendia como auditoria era um sistema antigo, em que as pastas de contas do condomínio circulavam entre os conselheiros. Esse “visto” não é suficiente.
Conselheiros, normalmente, não têm o conhecimento técnico necessário para garantir que os números estejam corretos. Ao fim do ano, suspeitas ou desavenças podem fazer com que seja necessário contratar uma auditoria investigativa — um serviço caro e que envolve muito transtorno.
Por isso, Márcio Rachkorsky ressalta que o ideal é contar com uma auditoria profissionalizada mensal. Os valores cobrados pelo serviço são muito inferiores aos da auditoria investigativa.
Uma vez por mês, as pastas são encaminhadas ao auditor, que dá seu parecer e sugere ajustes. Esse profissional também pode comparecer à assembleia de fechamento anual, apresentando seu parecer final e conferindo credibilidade à administração realizada.
6. Promover a comunicação
Colocar uma pessoa à frente do gerenciamento de um bem comum tem um propósito muito claro: facilitar a vida dos moradores. Pagando em dia e obedecendo às regras, eles esperam ter de volta o máximo de comodidade. Por isso, é fundamental prezar por uma comunicação bem feita, que entregue ao condômino as informações necessárias sem que ele precise correr atrás.
Elaborar um jornal, um comunicado quinzenal ou um grupo nas redes sociais resolve o problema. Usar uma linguagem objetiva e acessível é fundamental. Moradores bem informados tendem a gerar menos boatos e a solicitar menos do síndico.
7. Ter uma apólice de seguro
Na tentativa de reduzir o valor da taxa de condomínio e melhorar a imagem com os moradores, síndicos tendem a tentar economizar em tudo. Isso vale para a apólice de seguros.
A verdade é que uma apólice mais barata, que cubra só o básico (incêndio, explosão e terremoto e queda de aeronave) não tem um valor significativamente mais baixo que uma versão mais completa. Na prática, incluir coberturas como responsabilidade civil, danos elétricos, danos hidráulicos e enchentes pode prevenir custos realmente altos em um eventual desastre.
8. Fazer uma boa gestão de contas e controle de inadimplência
Em um bom gerenciamento de condomínios, é necessário que o síndico ou a administradora consigam controlar as contas e a inadimplência dos moradores. Então, é preciso um controle financeiro eficiente, para que o processo de gestão traga bons resultados para o condomínio.
Para atingir uma boa gestão de contas, a administradora deve ter um setor específico para isso. Porém, essa área precisa estar bem alinhada a toda a empresa para se atingir um bom desempenho. Para obter sucesso com a gestão financeira de um condomínio, fique atento a esses itens:
fluxo de caixa: é aqui que a administradora e o síndico terão o controle de todas as entradas e saídas de finanças do condomínio, podendo se organizar e planejar os dias de pagamento e controlando os recebimentos, para que haja um equilíbrio e o prédio não fique no prejuízo;
contas a pagar: é necessário ter um controle sobre todas as despesas do condomínio, desde os gastos fixos mensais como contas de luz, água e gás, como também o pagamento dos funcionários e serviços terceirizados;
contas a receber: é um controle acerca dos recebimentos do condomínios, cuja principal fonte é o pagamento das taxas condominiais feito pelos moradores. É importante ter esse monitoramento para identificar um ciclo das receitas e as datas de vencimentos do boletos;
controle de inadimplência: já aqui, é preciso saber controlar a inadimplência dos condôminos. O administrador e o síndico devem incentivar os moradores a não terem dívidas, já que as melhorias para o prédio dependem desse pagamento. Caso haja algum devedor, é necessário saber o momento certo de cobrar e as ações necessárias diante dessa situação.
9. Promover a mediação de conflitos
Em uma boa gestão de condomínios, é extremamente importante saber lidar com conflitos, visto que eles são comuns de acontecer quando pessoas com opiniões diferentes e costumes diversos convivem em um mesmo lugar.
Tanto o síndico do prédio quanto a administradora devem saber mediar os conflitos que possam surgir para manter uma boa convivência no condomínio. Sendo assim, é necessário realizar reuniões ou conversas entre os moradores, para entender as opiniões diferentes. O mediador deve ser sempre ético, ouvindo todos os envolvidos da história e direcionando para uma decisão agradável para todos.
10. Usar um software para gestão de condomínios
Por fim, para se ter uma boa gestão, é necessário automatizar os processos e tarefas que são executadas. Para isso, você pode contar com a ajuda de um software para administradora de condomínios. Essas ferramentas auxiliam na gestão de tempo, que é um aspecto fundamental para aumentar a produtividade da administradora.
O mercado de condomínios já conta com diversas ferramentas que ajudam bastante na organização das suas tarefas. Essas tecnologias trazem muitos benefícios e possibilitam dividir o trabalho em equipes, registrar os controles financeiros da gestão, diminuir o fluxo de trabalho, bem como padronizar os processos e escolher o melhor método para se adaptar à administradora.